Лабораторная работа № 6. Основы работы в СУБД Microsoft Access. Создание новой базы данных

2. «СОЗДАНИЕ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ»

2.5. ЗАДАНИЕ 5. Создание простого списка подстановок для таблицы Преподаватели

1. Откройте таблицу Преподаватели в режиме Конструктора. Выделите поле Position, а затем щелкните на вкладке Подстановка в области  Свойства поля.
2. Щелкните на поле Тип элемента управления, а затем выберите из раскрывающегося списка пункт Поле со списком или Список.
   Теперь на вкладке Подстановка появился новый набор опций, которые необходимо определить.
3. Щелкните на поле Тип источника строк и выберите из раскрывающегося списка пункт Список значений. Оставьте неизменным принятое для свойства поля Присоединенный столбец и Число столбцов значение 1.
4. Для свойств Ширина столбцов введите значение 1 см, а для свойства Ширина списка – Авто. Так как число опций списка равно 5, укажите значение 5 для свойства Число строк списка (по умолчанию ‑ 8).
5. Для свойства Ограничиться списком укажите значение Да, тем самым ограничив число возможных значений для этого поля только теми, которые будут перечислены в списке подстановки.
6. Теперь введите элементы будущего списка в поле Источник строк в следующем виде: аспирант; ассистент; доцент; ст.преп.; профессор. Элементы ввода разделены символами точки с запятой: рис. 11.
7. Должность можно открыть список подстановки (рис. 12 а).
8. Откройте в режиме Конструктора таблицу Учетная карта и создайте список подстановки для поля Форма Опл. с двумя столбцами согласно рис. 12 б).

 Сохраните изменения.

Рис. 11. Для поля Должность создается список подстановки.
Все значения для опций списка вводятся во вкладке
 Подстановка области Свойства поля

                                                  а)                                             б)

Рис. 12. а) Список подстановки для поля Должность включает перечень
допустимых значений. б) Список подстановки для поля Paym(Форма опл.)
таблицы Учетная карта

Другие опции области Свойства поля

 Прежде чем приступать к окончательному вводу данных в таблицы БД  Факультет, рассмотрим другие свойства поля, которые активно используются при настройке структуры таблиц базы данных.

• Свойство Значение по умолчанию. Эта возможность позволяет упростить и ускорить ввод одинаковых значений в поле, а в случае необходимости вносить исправления уже в готовое значение, которое автоматически будет появляться в этом поле перед вводом данных. Таким значением может быть выражение, число или текст, которое соответствует типу данных поля. Для числовых и денежных данных по умолчанию устанавливается значение, равное 0.
• Свойство Обязательное значение. Определяет, требуется ли обязательно вводить данные в это поле. Если для свойства установлено значение «Да», при вводе или редактировании записей в таблице программа Access не «отпустит» вас, пока в этом поле не появятся данные. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются.

 Ввод данных в таблицы

 Для того, чтобы БД Факультет могла функционировать нормально, необходимо в каждую таблицу ввести необходимый минимум данных. На рис. 13 – 16 представлены данные для четырех таблиц БД (данные таблицы Учетная карта представлены на рис. 6).