Лабораторная работа № 8. Основы работы в СУБД Microsoft Access. Создание и использование форм и отчетов

2. «СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ»

2.1. ЗАДАНИЕ 16. Добавление в базу данных записи, используя автоформу

1. Открыть вкладку Формы в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Создать – откроется окно Новая форма (рис. 39), в котором доступно несколько вариантов форм.

  

Рис. 39. Диалоговое окно Новая форма предлагает разные способы

создания формы 

2. Из списка, предложенного в окне Новая Форма, выберите подходящий тип автоформы (например, форма «в столбец») и щелкните на нем.

3. Из раскрывающегося списка, расположенного в нижней части окна, выберите имя таблицы или запроса, для которых вы хотите создать форму, и щелкните на нем, а затем – щелкните на кнопке ОК. В данном случае выберите таблицу Учетная карта.

4. На экране появится выбранный вами вид формы, и, если в таблице уже имеются записи, в форме появятся данные. Используя клавиши прокрутки <PageUp>, <PageDown>, можно просматривать каждую запись.

5. Пролистайте все записи до конца, пока в форме не появится пустая (новая) запись. Или нажмите кнопку  в строке Запись (внизу формы), чтобы сразу перейти к новой записи. Введите  в нее данные об одном студенте.

6. Для перехода к следующей записи щелкните на кнопке  в строке Запись. Таким образом введите еще одну-две записи.

7. Сохраните форму с именемУчетная карта.

8. Перейдите в окно Таблицы, откройте таблицуУчетная карта и убедитесь, что в таблице появились новые записи.

9. Для того, чтобы ввести фамилии первокурсников в таблицу Ведомость, создайте запрос Новые студенты, в котором бы выводились фамилии этих студентов. Критерий отбора  выберите самостоятельно: им может быть номер студенческого билета, начинающийся с цифры «3», или номер группы, заканчивающийся на «3». В случае первого выбора, можно порекомендовать поработать с функцией VAL(Nst), которая переведет символьное значение номера в числовое значение, тогда выбор можно будет реализовать сравнением с числом, например, для 2003/04 учебного года это 300.

10. Откройте запрос Новые студенты  и таблицу Ведомость и выведите их на экран Слева направо. Затем, используя буфер обмена, введите фамилии новых студентов в таблицу Ведомость.

11. На основе таблицы Учетная карта создайте ленточную автоформу и оцените, какой вид формы удобнее для работы с данной таблицей.

 Создание форм с помощью Мастера

Формы и отчеты довольно сложные структуры баз данных, поэтому, обычно, их создают в режиме Мастера и дорабатывают в режиме Конструктора. В отличие от автоформы, Мастер создания форм готов учесть пожелания пользователя при выборе полей, макета и стиля отображения будущей формы. Мастер, кроме того, позволяет создавать формы, в которых представлены поля из нескольких таблиц. В качестве примера, осуществим добавление записей в таблицы Учетная карта и Ведомость. Эта форма избавит от необходимости заполнять поля таблицы через буфер обмена.