Лабораторная работа № 8. Основы работы в СУБД Microsoft Access. Создание и использование форм и отчетов

2. «СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ»

2.7. ЗАДАНИЕ 22. Создание отчета Экзаменационная ведомость групп

1. В окне базы данных создайте новый отчет с помощью Мастера.
2. Выбор полей. В окне Новый отчет из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выберите запрос Общая ведомость. Заполните область Доступные поля полями ФИО, Nst, Ngr, 1_e1, используя кнопку со значком  или дважды щелкнув на имени поля.
3. Если потребуется включить поля из других таблиц, это можно будет сделать, выбрав из раскрывающегося списка другой источник данных, повторив все действия пункта 2.
4. Вид представления данных. В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если включены поля из нескольких таблиц, для данного запроса Мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных полей из любого источника, указанного в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы согласно схеме организации. Нажмите клавише Далее.
5. Группировка записей. В данном случае предложенная Мастером организация группировки по полю Ngr соответствует задаче построения ведомости группы (рис. 46 а).

Чтобы изменить предложенный Мастером вариант группировки, можно выбрать другие поля для группировки, используя уже известные приемы выбора полей. В данном случае этот этап можно пропустить.

1. Сортировка данных и вычисления. Следующее окно Мастера (Рис. 46 б) позволяет выбрать порядок сортировка для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля – в данном случае ФИО – из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный, надо щелкнуть на данной кнопке.

Щелчок на кнопке Итоги, расположенной под полями сортировки, открывает диалоговое окно, в котором можно установить флажки для применения к числовым полям некоторых статистических функций. В данном случае желательно вывести средний бал (Avg) для поля 1_э1.

1. Макет отчета. Новое окно предлагает выбрать макет отчета с помощью группы переключателей. Слева расположена область предварительного просмотра, в которой можно ознакомиться с видом макета для разных переключателей. Кроме того, в текущем окне Мастера можно выбрать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная). Нажав кнопку Далее, перейдите в следующее окно.
2. Стилевое оформление отчета. Список всех стилей представлен справа, выбрав любой из них, можно предварительно оценить стиль будущего отчета.
3. На заключительном этапе Мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите Экзаменационная ведомость. Нажав на кнопке Готово, можно открыть отчет в режиме предварительного просмотра (рис. 47).

а)

б)

Рис. 46. а) Если отчет строится на основе нескольких таблиц,
данные можно группировать; б) Выбор порядка сортировки для записей отчета внутри организованных групп

Рис. 47. Фрагмент отчета Экзаменационная ведомость в режиме
предварительного просмотра

Настройка и форматирование отчета

Отчет, созданный с помощью автоотчета или Мастера, как правило, нуждается в доработке. Этот процесс во много аналогичен работе с формой в режиме Конструктора.

Построенный вами отчет желательно дополнить более информационным заголовком, который включал бы время сдачи экзамена, фамилию экзаменатора – все то, что обычно указывается на экзаменационных ведомостях. Латинские подписи необходимо заменить русскими названиями. Необходимо задать точное количество знаков после точки для среднего балла.