1. Откройте таблицу Учетная карта. и введите в таблицу первые две-три записи (рис. 6). Обратите внимание новые записи в Access «добавляются» только внизу таблицы, в так называемую временную новую запись. Разместить новую запись между уже существующими или в начало таблицы – нельзя. (Чтобы визуально расположить записи в другом порядке, например, по алфавиту, можно воспользоваться функцией Сортировка из пункта горизонтального меню Записи).
2. Обратите внимание, что новая запись отмечена «звездочкой» (). Но когда указатель перемещается в первое поле новой записи, «звездочка» изменится на значок текущей записи (). Когда в поле новой записи вводятся данные, указатель меняет свой вид на пишущий карандаш . Рис. 6 иллюстрирует именно этот момент.
3. Обратите внимание, что в логическое поле Льготы значение «Да» не надо вводить: достаточно щелкнуть в заготовленной клетке левой кнопкой мыши – появится галочка () вместо «Да».
4. Обратите внимание, что для числовых полей (Т/ф) можно вводить только цифры: при попытке ввести другие символы Access выдает предупреждение о несовпадении типа поля и данных.

Рис. 6. Таблица Учетная карта открыта в режиме таблицы для ввода
записей. При вводе новой записи значок изменяется на изображение
пишущего карандаша, а внизу таблицы появляется
новая временная запись

 

5. Для поля Дата рожд. по умолчанию предусмотрен краткий фомат даты дд.мм.гг. Если в качестве разделителя использовать запятую, то Access автоматически преобразует ее в точку.

6. Для поля типа OLE (Ф/гр) оставьте пустое место. Просмотр полей типа OLE возможен только в режиме Формы. При изучении работы с Формами рассмотрим, как внедрять в таблицу поля такого типа.

7. В поле Примечание можно вводить любую текстовую информацию.

8. Исправьте в первой записи фамилию Андреева О.С. на Андронова О.С. Перейдите в следующее поле.

9. Отмените сделанное изменение, используя кнопку Отменить  на панели инструментов или клавиши Ctrl+Z.

 10. После ввода 2 - 3 записей из таблицы рис. 6 введите в новую запись данные о себе.

 11. Выделите только что введенную запись (щелкнув на кнопке выбора записи или поместив курсор в любое место записи, вызвать из горизонтального меню Правка>Выделить запись, затем с помощью контекстного или горизонтального меню вырежьте запись в буфер обмена. На предупреждение Access об опасности удаления, ответьте «Да».

 12. Вставьте вырезанную запись с помощью команды горизонтального меню Правка>Добавить из буфера. Обратите внимание, что обычный способ вставки из буфера с помощью кнопки Вставка  в данном случае не работает.

 13. Снова выделите эту же запись и удалите ее, нажав клавишу <Delete> на клавиатуре, или выполнив команду Правка>Удалить запись.

 14. Закройте таблицу, используя кнопку Закрыть  или ту же команду горизонтального меню.

Форматирование данных и контроль ввода информации

 При заполнении таблиц БД очень важно обеспечить достоверность и корректность данных в таблицах, а также представить их в максимально удобном для эффективной работы виде. Ключевая роль в решении этой задачи принадлежит таким свойствам полей, как Формат поля, Маска ввода и Условие на значение.

Форматирование

Форматирование данных позволяет определить способ отображения на экране вводимых данных. Изменив формат, можно представить данные в более привлекательном, информативном и доступном виде. Форматы применяются строго для определенных типов данных и доступны для любого типа, за исключением типа Поле объекта OLE.

В Access используются две разновидности форматов: встроенные и специальные. Последние создаются с помощью специальных символов. Для каждого типа полей существуют свои настройки форматирования и свои специальные символы.

Форматы для текстовых и МЕМО- полей создаются с помощью четырех специальных символов (табл. 8).

 Таблица 8. Символы форматирования для текстовых и МЕМО-полей 

Символы	Описание	Примеры форматов (вводимые данные – вид на экране)
1	2	3
@	Прототип символа. В форматируемой строке вместо @ отображается введенный символ или, если символ не указан, выводится пробел.	@@@-@@-@@@@ (465073799 – 465-07-3799) @@@@@@@@@@@ (465-07-3799 – 465-07-3799)

1	2	3
<	Переводит все символы на нижний регистр.	иванов       иванов ИВАНОВ  иванов Иванов       иванов
>	Переводит все символы на верхний регистр.	иванов       ИВАНОВ ИВАНОВ  ИВАНОВ Иванов       ИВАНОВ

 Так, например, для полей, содержащих фамилии и инициалы, во всех таблицах БД Факультет можно указать формат > (рис. 7), и тогда при вводе информации можно не следить за регистром: все фамилии и инициалы будут отображаться заглавными буквами.

Рис. 7. Для поля ФИО указан формат >, в результате чего
данные этого поля выводятся прописными буквами

 Для форматирования числовых и денежных полей программа Access предлагает ряд встроен­ных форматов. Все они включены в спи­сок оп­ции Формат поля (рис. 8) в виде пар: название формата и образец его использования.

 

  Рис. 8. Список числовых форматов, предлагаемых в окне конструктора для свойства Формат поля

 

Наиболее распространенные специальные форматы создаются с помощью символов, представленных в табл. 9.

 Таблица 9. Символы, используемые в специальных форматах 

для числовых и денежных полей 

Символ	Описание
. (точка)	Десятичный разделитель.
, (запятая)	Разделитель тысяч.
0	Прототип разряда. Независимо от числа символов 0, целая часть числа будет отображаться полностью. Например, число 345,6 в формате 00000,00 выглядит как 00345,60
#	Прототип разряда. Независимо от числа символов #, целая часть числа будет отображаться полностью. Например, число 345,6 в формате #####.## выглядит как 345,6
%	Процентный формат. Значение умножается на 100 и выводится со знаком процентов.
E- или e-	Экспоненциальная нотация с выводом знака минус перед отрицательным показателем и без знака перед положительным показателем. Используется вместе с другими специальными символами, например, 0.00E-00.

Список встроенных форматов для полей типа Дата/время показан на рис. 9.

 

Рис. 9. Список встроенных форматов полей типа Дата/время

 Здесь для каждого формата представлено его название и пример использования. Выбрать подходящий формат можно, щелкнув, на кнопке разворачивающегося списка.

 Использование масок ввода и проверка значений

Если форматирование помогает варьировать представление данных в полях таблицы, то такие свойства, как Маска ввода и Условие на значение предусмотрены, чтобы не допустить попадание в таблицу некорректных данных.

Маска позволяет при вводе информации показывать в поле готовый шаблон, в который заносятся данные. Если, например, тип поля задан как текстовый, но в него должны водиться только цифры (например, номер студенческого билета), можно оговорить это условие с помощью маски.

Естественен вопрос, чему отдать предпочтение: форматированию или маске ввода? Принципиальное отличие этих опций в следующем: свойство Формат поля применяется уже после того, как данные введены и сохранены в поле, а свойство Маска ввода действует еще до размещения информации в таблице, регламентируя ввод данных в конкретном поле.

Свойство Формат поля не влияет на значения, хранимые в таблице. Свойство Маска ввода используется в дополнение к формату или вместо него. Если для поля одновременно задаются формат отображения и маска ввода, то Access использует маску ввода при вводе или редактировании данных и свойство Формат поля при отображении данных после сохранения записи. В таблице 10 представлены некоторые часто используемые маски ввода и соответствующие им значения.

 Таблица 10. Символы, используемые для создания масок ввода 

Символ	Описание
1	2
0	Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; символы "плюс" [+] и "минус" [-] не допускаются).
9	Цифра или пробел (ввод не обязателен; символы "плюс" и "минус" не допускаются).
#	Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые символы преобразуются в пробелы, допускаются символы "+" и "–").
L	Буква (A-Z или А-Я, ввод обязателен).
?	Буква (A-Z или А-Я, ввод не обязателен).
A	Буква или цифра (ввод обязателен).
&	Любой символ или пробел (ввод обязателен).
C	Любой символ или пробел (ввод не обязателен).
.  ,  :  ;  -  /	Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений даты и значений времени.
< / >	Указывает перевод всех следующих символов на нижний/верхний регистр.
\	Указывает ввод любого следующего символа как постоянного символа. Используется для ввода специальных символов как постоянных символов (например, \A выводится как символ "A").
Пароль	Значение "Пароль", заданное для свойства "Маска ввода" создает поле ввода пароля. Любой символ. введенный в поле, сохраняется как символ, но отображается при вводе звездочкой (*).

 

Порядок действий при создании маски несложен. Первый шаг – продумать, какой должна быть маска и какие функции она будет выполнять. Второй шаг – ввести подходящий вариант маски в поле «Маска ввода». Например, для ввода номера группы может быть создана следующая маска: L"-"9. Для ввода пола студента и формы оплаты за обучение допустим только один буквенный символ, поэтому используем простую маску L.