Информатика и вычислительная техника

Одним из наиболее распространенных БД в России является Access, входящий в комплект Майкрософт Офиса для профессиональной работы, представляющий собой простое, но мощное средство хранения и обработки данных.

СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией.СУБДMicrosoft Accessтакже существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.СУБДMicrosoft Accessвключает в себя три основных типа функций: 

определение (задание структуры и описание) данных,

обработка данных

и управление данными.

MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Рассмотрим основные понятия теории реляционных баз данных.

Таблица — это основной объект базы данных, предназначенный для хранения элементарных данных, состоящий из записей строк и полей столбцов.

Элементарное данное — единица данных, описывающая один признак характеристику одного объекта предметной области. Его аналогом в структуре двумерной таблицы является информация, расположенная в одной ячейке таблицы.

Поле — совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области. В структуре двумерной таблицы его аналогом является столбец.

Запись — это совокупность логически связанных полей, данные из которых описывают все признаки одного объекта предметной области. В структуре

двумерной таблицы ее аналогом является строка.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например, о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данныеи записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма.Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например, изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет.Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос.Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль.Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа кданным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:

· Функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.);

· Функции редактирования;

· Функции форматирования;

· Функции работы с окнами;

· Функции работы в базовых режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.;

· Функция справки.