Правовые основы информатики

Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Заключение договора в электронной форме позволяет в полном объеме использовать потенциал международной телекоммуникационной сети Интернет как средства оперативной доставки информации пользователю, поскольку пересылка обычной почтой договора, заключенного в письменной форме, затягивает процедуру его оформления (стороны должны обменяться заказными письмами с текстом договора.

Первые системы электронного документооборота появились в банковской сфере. Одна из таких систем, SWIFT (Society for World Wide Interbank Financial Telecommunications – Всемирное общество межбанковских финансовых телекоммуникаций) функционирует с 1970-х годов.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления документами» и «системы управления деловыми процессами».

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

• регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
  
• учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
  
• централизованный контроль исполнения документов;
  
• списание документов в дело;
  
• ведение информационно-справочной работы;
  
• формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.