Информационное обеспечение управления

Лабораторная работа 4.

Внедрение унифицированных систем документации

Цель занятия – изучение основных методических положений и документов, регулирующих процессы внедрения УСД и осуществления отраслевого (ведомственного) контроля за их внедрением.

В результате выполнения практического занятия студенты должны:

• знать требования организационно-методических документов Госстандарта РФ к организации работ по внедрению УСД и контролю за их внедрением в министерствах и ведомствах;
• получить полное представление о направлениях и технологии внедрения УСД;
• уметь разрабатывать нормативно-методические документы, регулирующие процессы внедрения УСД.

Теоретическая часть

Внедрение УСД.

Ответственность за внедрение УСД возлагается на подразделения федерального органа исполнительной власти, ответственного за данную систему документации. Научно-методическое руководство, координацию работ и контроль за внедрением УСД должна осуществлять головная организация по УСД, назначенная министерством.

Для обеспечения внедрения УСД руководители министерств (ведомств) издают приказ (постановление) о внедрении УСД, в котором должны быть определены:

• головная организация по внедрению УСД;
• перечень функций управления и организаций, в которых проводится внедрение;
• сроки внедрения УСД;
• состав комиссии по контролю за внедрением УСД.

К приказу (постановлению) прилагается план организационно мероприятий, в который должны быть включены следующие работы, относящиеся непосредственно к внедрению УСД:

• разработка отраслевых (ведомственных, республиканских) методических указаний, определяющих порядок внедрения УСД, определение области и порядка их применения;
• определение перечня внедряемых унифицированных форм документов и перечня неунифицированных форм документов, исключаемых из обращения;
• создание отраслевой системы ведения УСД, включая разработку положения об этой службе;
• корректировка существующих или формирование новых информационных массивов (отдельных выборок) с применением общероссийских классификаторов ТЭСИ;
• организация постоянно действующих семинаров и консультаций по вопросам внедрения и ведения УСД и др.

По каждому виду работ в плане должны быть предусмотрены организации-исполнители, методическое и материально-техническое обеспечение внедрения, сроки выполнения работ.

Контроль над применением УСД в учреждениях и организациях направлен на обеспечение своевременного их внедрения, улучшение организации работ по внедрению и повышение ответственности должностных лиц, которым поручено руководство этими работами. Предусматривается государственный надзор и отраслевой (ведомственный) контроль над внедрением УСД. Государственный надзор осуществляет Госстандарт РФ. Отраслевой (ведомственный) контроль осуществляют министерства (ведомства) РФ, применяющие УСД, через свои головные организации по общероссийским классификаторам ТЭСИ и УСД.

Для проведения государственного надзора и отраслевого (ведомственного) контроля над внедрением УСД создаются специальные комиссии, в обязанности которых входит проверка наличия и хода выполнения приказа по внедрению УСД и плана организационно-технических мероприятий. При этом проверке в первую очередь подлежат:

• выполнение требований государственных стандартов;
• выполнение руководящих и методических материалов Госстандарта, относящихся к внедрению УСД;
• выполнение работ по внедрению УСД, предусмотренных в плане организационно-технических мероприятий;
• функционирование системы ведения УСД в соответствии с действующим положением о системе ведения.

Организация системы ведения и совершенствование УСД.

Ведение УСД включает внесение изменений и дополнений в государственные стандарты, руководящие документы Госстандарта РФ и другие нормативные документы на УСД, в унифицированные формы документов и их состав, а также разработку новых форм документов и исключение действующих в целях обеспечения достоверности и полноты информации. Ведение УСД предусматривает их совершенствование применительно к новым задачам управления.

Основными задачами системы ведения УСД являются:

• организация взаимодействия структурных звеньев системы;
• создание и ведение эталонных или контрольных массивов унифицированных форм документов и необходимых справочно-информационных массивов;
• регистрация унифицированных форм документов;
• периодическое оповещение абонентов об изменениях и дополнениях в УСД и ответы на разовые запросы;
• анализ массивов унифицированных форм документов, сбор и обработка предложений о внесении изменений и дополнений;
• взаимодействие с системой ведения общероссийских классификаторов ТЭСИ.

Объектами ведения являются унифицированные формы документов, входящие в УСД или зарегистрированные в министерствах (ведомствах). Каждая унифицированная форма документа как объект ведения характеризуется следующими данными:

• наименованием и кодом по ОКУД;
• набором наименований реквизитов, построенных с использованием ОК ТЭСИ или зарегистрированных классификаторов других категорий;
• форматом бланка;
• набором справочных данных (периодичность заполнения, удостоверяющие реквизиты, организация-разработчик и др.).

В связи с этим возможны следующие варианты изменений и дополнений к УФД:

• изменения в действующих унифицированных формах документов без изменения кода формы по ОКУД;
• создание новых унифицированных форм документов;
• внесение изменений и дополнений в государственные стандарты на УСД;
• изменения в инструкциях по заполнению унифицированных форм документов.

На согласование изменений и дополнений к УСД распространяется порядок согласования и утверждения УСД в федеральных органах исполнительной власти.

Информация по ведению УСД должна доводиться до всех министерств (ведомств) объединений, предприятий и организаций с учетом их заинтересованности. Ответственность за ведение УСД на всех уровнях управления несут их разработчики в соответствии с функциями, возложенными законодательными и другими нормативными актами.

Ведение УСД предусматривает поддержание в достоверном состоянии:

• эталона Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД);
• эталонов классов ОКУД, соответствующих УСД;
• контрольных экземпляров ОКУД;
• табелей, применяемых форм документов;
• альбомов, применяемых форм документов.

Порядок ведения ОКУД определяет Госстандарт РФ. Эталон ОКУД ведет ВНИИКИ Госстандарта РФ. Эталоны классов ОКУД, соответствующих УСД, ведут разработчики данных УСД. Контрольные экземпляры ОКУД ведут головные организации по ОК ТЭСИ и УСД министерств (ведомств).

Системы ведения УСД действуют на основе специальных положений. Информационная база отраслевой (ведомственной) системы ведения УСД включает эталонный массив, куда входят УФД унифицированной системы документации, разработанной данным министерством (ведомством). В информационную базу этой системы входит также контрольный массив, включающий унифицированные формы документов разных УСД, используемые данным министерством (ведомством). Третьей составляющей информационной базы системы ведения УСД в отрасли является картотека изменений к УФД, используемых в данном министерстве (ведомстве).

При возникновении у какой-либо организации предложения о внесении изменений в действующие УФД, она обращается с этим предложением в головную организацию по УСД своего министерства (ведомства). Головная организация проводит научно-техническую экспертизу представленных предложений на их обоснованность. При положительных результатах экспертизы, если они касались общероссийских УФД, разработанных данным министерством (ведомством), головная организация направляет предложения в организации обязательного согласования и при положительных результатах согласования направляет эти формы и изменения к ним в свое министерство для утверждения.

Если же предложение касалось общероссийских форм, разработанных другими министерствами (ведомствами), то головная организация после экспертизы направляет предложения в головную организацию того министерства (ведомства)-разработчика УФД, которого касались предложения о изменениях, который сам проводит работу с изменениями, и при положительных результатах сообщает о принятых изменениях в головную организацию, приславшую предложение о изменениях в УФД.

Задание для самостоятельной работы

1. Изучить по ПР 50.1.019-2000 и теоретической части настоящего пособия порядок внедрения и ведения УСД. Подготовить ответы на контрольные вопросы.

2. Разработать и записать в рабочей тетради необходимые документы для внедрения УСД для оформления НИОКР в КГЭУ: приказ о внедрении УСД, план организационно-технических мероприятий и акт о внедрении УСД.

2.1. По форме Б6 ГОСТ Р 6.30-87 составить приказ о внедрении УСД. В заголовочной части приводятся полные официальные названия министерства и университета. В начале текстовой части приводится цель внедрения УСД. В качестве головного подразделения должна выступать кафедра Документоведения. Комиссия по контролю за внедрением должна включать нечетное количество членов, возглавляться проректором и обязательно включать руководителя головного подразделения.

2.2. Разработать план организационно-технических мероприятий по внедрению УСД. План представляет собой таблицу, в которой приведены наименование мероприятий, ответственные за исполнение каждого пункта, сроки исполнения. Все графы плана заполнить конкретными данными.

2.3. Акт о завершении работ по внедрению УСД разрабатывать на бланке той же организации в соответствии с установленными требованиями. Акт должен быть утвержден. В акте отражается состояние дел по выполнению плана организационно-технических мероприятий в каждом подразделении.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные мероприятия по внедрению УСД.

2. В чем заключаются основные задачи государственного надзора за внедрением УСД?

3. В чем отличие отраслевого (ведомственного) контроля за внедрением УСД от государственного надзора?

4. Какими документами регулируется процесс внедрения УСД в министерствах (ведомствах), учреждениях и организациях?

5. Какие документы нужно поддерживать в достоверном состоянии при ведении УСД?

Источники и литература.

1. ПР 50.1.19-2000. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. – М. : Издательство стандартов, 2000. – 19 с.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Издательство стандартов, 1999. – 10 с.

3. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ /Под ред. Ткаченко В.В. – М., Издательство стандартов, 1979. – 176 с.

4. Костомаров М.Н. Технология разработки УСД/ Секретарское дело, 2002, №1. – С.35–38.

5. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М., Экономика, 1982. – 168 с.