Особенности документов на машинных носителях
Лабораторная работа 8.
Особенности документов на машинных носителях
Цель занятия – изучение особенностей современных документов на машинных носителях и приобретение навыков их составления, передачи, учета и хранения.
В результате выполнения лабораторного задания студенты должны:
- знать основополагающую терминологию в области разработки и передачи документов на машинных носителях;
- иметь представление о порядке придания документам на машинных носителях юридической силы;
- овладеть навыками разработки и передачи документов на машинных носителях, составления необходимой сопроводительной документации.
Теоретическая часть
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, причем в качестве информации могут выступать тексты, графическая информация, аудиозаписи и видеоизображения.
Для создания и хранения электронных документов необходимы определенные технические и программные средства. Технические средства – это прежде всего средства вычислительной техники (компьютеры); средства хранения информации – магнитные диски (жесткие и гибкие), магнитные ленты, оптические диски, устройства флэш-памяти (flash); средства обмена информацией (сетевое оборудование). Программные средства – это прежде всего текстовые, табличные и графические редакторы (Word, Excel, CorelDraw и т.д.), средства записи и воспроизведения аудио и видео записей.
Преимущества электронных документов:
1. Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
2. Время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
3. Способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии.
4. Повышаются возможности для взаимодействий как между сотрудниками, так и между учреждениями.
5. Упрощаются механизмы защиты документов.
Широкому восприятию новых технологий в делопроизводстве мешают сомнения и трудности технического и организационного характера:
- беспокойство о долговечности электронной информации,
- неустойчивые стандарты для представления, хранения информации,
- «драконовские» цены на инфраструктуру (например, Internet),
- «приемлемость» предприятиями-партнерами электронных документов,
- проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного доступа к электронным документам.
Стремительное развитие информационных технологий позволит в ближайшем будущем решить большинство технических и экономических проблем. Проблема доверия к электронным документам, придания им юридической силы решается принятием соответствующих нормативных актов. По данной проблеме в настоящее время в нашей стране действуют Государственный стандарт ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» и Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (10.01.2002).
В ГОСТ 6.10.4-84 указанная проблема решается созданием дополнительного сопроводительного документа в традиционном (на бумаге) исполнении, в которое записываются идентификационные характеристики электронных документов (заводской номер носителя информации, метка тома и т.д.), а также реквизиты, необходимые для придания документу юридической силы (подпись, печать).
ФЗ «Об электронной цифровой подписи» решает эту проблему на основе современных достижений информационных технологий. Технически проблема подтверждения подлинности информации, содержащейся в электронном документе, решается путем использования средств электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет установить автора электронного документа и гарантировать неизменность его содержания.
ЭЦП – это специфический «цифровой код», связанный с содержанием электронного документа и позволяющий идентифицировать его отправителя (автора), а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе, поскольку в случае внесения в него изменений ЭЦП теряет силу.
Для наглядности ЭЦП можно представить как данные, полученные в результате специального криптографического преобразования текста электронного документа. Оно осуществляется с помощью так называемого «закрытого ключа» – уникальной последовательности символов, известной только отправителю электронного документа. Эти «данные» передаются вместе с текстом электронного документа его получателю, который может проверить ЭЦП, используя так называемый «открытый ключ» отправителя – также уникальную, но общедоступную последовательность символов, однозначно связанную с «закрытым ключом» отправителя. Успешная проверка ЭЦП показывает, что электронный документ подписан именно тем, от кого он исходит, и что он не был модифицирован после наложения ЭЦП.
Таким образом, подписать электронный документ с использованием ЭЦП может только обладатель «закрытого ключа», а проверить наличие ЭЦП – любой участник электронного документооборота, получивший «открытый ключ», соответствующий «закрытому ключу» отправителя. Подтверждение принадлежности «открытых ключей» конкретным лицам осуществляет удостоверяющий центр – специальная организация или сторона, которой доверяют все участники информационного обмена. Обращение в удостоверяющие центры позволяет каждому участнику удостовериться, что имеющиеся у него копии "открытых ключей", принадлежащих другим участникам, используемых им для проверки их ЭЦП, действительно принадлежат этим участникам.
Сегодня доверие к ЭЦП, используемым в закрытых (корпоративных) системах обмена информацией, достигается путем заключения специальных соглашений между участниками таких систем. Но для открытых, общедоступных систем электронного документооборота эту проблему возможно решить только путем создания развитой инфраструктуры, опирающейся на надежный правовой фундамент.
Широкое развитие электронного документооборота невозможно, если его участникам не будет предоставлена возможность совершать юридически значимые действия с применением средств электронной связи и защищать свои права, в частности, в случае необходимости представлять электронные документы в качестве судебных доказательств наравне с документами на бумажных носителях. Для этого необходимо законодательно закрепить условия, при которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документах на бумажных носителях.
Положения зарубежных законодательных актов и рекомендаций, принятых на международном уровне, учитывались при разработке российского Закона об ЭЦП, работа над которым продолжалась не один год. Проект, который лег в основу Закона об ЭЦП, был разработан по поручению Правительства Российской Федерации Министерством связи России совместно с ФАПСИ, Гостехкомиссией России, Минюстом России, ФКЦБ РФ, Госстандартом РФ с участием Банка России.
Структура Закона
Закон об ЭЦП включает в себя 21 статью, которые объединены в пять глав.
В гл. I «Общие положения» (ст. 1-3) определяется предмет регулирования, указывается на нормативно-правовую базу, имеющую отношение к регулированию вопросов ЭЦП, а также раскрываются основные понятия, используемые в Законе.
В гл. II «Условия использования ЭЦП» (ст. 4-7) закреплены условия, при соблюдении которых признается равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи, принципы использования ЭЦП, содержание и порядок хранения сертификата ключа подписи - документа, позволяющего подтверждать подлинность ЭЦП и ее принадлежность конкретному лицу.
Глава III «Удостоверяющие центры» (ст. 8-15) регламентирует деятельность организаций, обеспечивающих функционирование технологии ЭЦП, в частности, подтверждающих принадлежность ЭЦП определенному лицу. В этой же главе определяются основные права и обязанности лиц, использующих ЭЦП.
В гл. IV «Особенности использования ЭЦП» (ст. 16-19) предусмотрены особенности использования ЭЦП в сфере государственного управления, в корпоративных информационных системах (с ограниченным кругом участников), а также условия признания юридического значения иностранных ЭЦП и случаи, когда ЭЦП может замещать не только собственноручную подпись, но и печать, которой заверяется бумажный носитель.
Глава V (ст. 20 и 21) устанавливает заключительные и переходные положения на период после введения в действие Закона об ЭЦП.
Задание для самостоятельной работы
1. Изучить теоретическую часть настоящего лабораторного занятия, а также ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» и Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Записать в рабочей тетради основные термины.
2. С помощью программы «Блокнот» (Пуск => Все программы => Стандартные => Блокнот) составить небольшой документ (2-3 строки), например:
«Начальнику НГДУ БавлыНефть Иванову И.И.
В ответ на Ваш исх.№123 от 10.10.06 г. сообщаем, что системы управления насосными агрегатами будут отгружены в декабре текущего года.
Директор ООО «ЭСКОН» Сидоров С.С.»
Записать файл с текстом документа на дискету.
3. В соответствии с приложением к ГОСТ 6.10.4-84 составить и записать в рабочей тетради сопроводительное письмо к электронному документу.
4. Роль Удостоверяющего центра будет исполнять преподаватель. Зарегистрироваться в Удостоверяющем центре и получить коды закрытого и открытого ключей. Код закрытого ключа Вы должны записать и никому не показывать, а код открытого ключа сообщить всем своим бизнес-партнерам.
5. С помощью программы Writer записать в документ электронную цифровую подпись, для чего:
- запустить Writer,
- ввести код закрытого ключа,
- щелкнуть мышью на кнопке «Поставить ЭЦП»,
- в открывшемся окне найти и выбрать файл с электронным документом. При удачном завершении программа выдаст сообщение «Документ подписан ЭЦП»,
- закрыть программу Writer.
Открыть файл с электронным документом и убедиться, что в конце документа появились 5 цифр и 4 буквы.
6. Передать файл с электронным документом бизнес-партнеру. Сообщить ему код открытого ключа. Получить от него файл с его документом и код открытого ключа.
7. Проверить полученный документ на юридическую состоятельность, для чего:
- запустить программу Reader,
- ввести код открытого ключа бизнес-партнера,
- щелкнуть мышью на кнопке «Проверить ЭЦП документа»,
- в открывшемся окне найти и выбрать файл с электронным документом. При удачном завершении программа выдаст сообщение «Текст документа не изменен. ЭЦП соответствует коду открытого ключа. Документ действителен.»,
- закрыть программу Reader.
8. Проверить документ, изменив код открытого ключа.
9. Открыть файл с электронным документом. Изменить в тексте документа одну букву. Закрыть файл. Проверить документ на юридическую состоятельность.
Контрольные вопросы
1. Назовите основные преимущества и недостатки электронного документа.
2. В чем заключается основное различие между ГОСТом и ФЗ по проблеме придания электронному документу юридической силы?
3. Каковы условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи?
Источники и литература
1. Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января
2. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения. – М. : Издательство стандартов, 1984. – 5 с.
3. Леонтьев К.Б.. Комментарий к Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (постатейный). – М.: ООО «ТК Велби». – 2003.