Информационные и компьютерные технологии (Бикеева Н.Г.)

При работе с таблицами Word может использоваться не только как текстовый, но и как табличный процессор. В некоторых случаях это позволяет отказаться от использования специальных средств (например, Excel), особенно при обработке относительно простых таблиц. Word позволяет производить сортировку таблиц по различным критериям.

В Word используются три типа сортировки содержимого таблиц:

– Сортировка текста. Содержимое ячеек таблицы, даже если там содержатся даты или числа, рассматривается как текст. Сначала будут отсортированы ячейки, начинающиеся с символов "!", "#", "$", а затем те, которые начинаются с цифр. Все остальные ячейки сортируются в соответствии с правилами используемого языка.

– Сортировка чисел. В этом случае Word будет игнорировать любые находящиеся в ячейке символы, кроме цифр.

– Сортировка по дате. Ячейки, не содержащие дату или время, будут помещены в начало (или в конец, в зависимости от условий сортировки). В качестве символов-разделителей для дат можно использовать "–", "/", ",", ".". При указании времени символом-разделителем является ":".

Чтобы произвести сортировку таблицы надо:

1. В режиме установить указатель на таблице таким образом, чтобы отобразился значок перемещения таблицы  (обычно в левом верхнем углу таблицы).

2. Щелкнуть значок перемещения, чтобы выделить таблицу, в которой требуется выполнить сортировку.

3. В группе Средства таблицы щелкнуть вкладку Макет, а затем в группе команд Данные выбрать команду Сортировка . Появится диалоговое окно Сортировка.

4. В раскрывающемся списке Сначала по указать столбец, по которому будет производиться сортировка. Его можно будет выбрать только из столбцов, выделенных на первом шаге.

5. В раскрывающемся списке тип выбрать тип сортировки.

6. Установкой переключателя по возрастанию или по убыванию задать направление сортировки: по возрастанию или убыванию, соответственно.

 

Рис. 13. Диалоговое окно Сортировка

 

7. Если требуется установить следующие уровни сортировки, надо повторить шаги 4¸6 для двух оставшихся групп Затем по.

8. Если таблица содержит заголовок, в группе Список надо выбрать переключатель со строкой заголовка, чтобы исключить заголовок из сортировки.

9. Если используется язык, отличный от принятого по умолчанию, надо нажать кнопку . В появившемся диалоговом окне Параметры сортировки (рис. 14) выбрать нужный язык из раскрывающегося списка Язык.

 

Рис. 14. Диалоговое окно Параметры сортировки

 

10. Нажмите кнопку .