Информационные и компьютерные технологии (Бикеева Н.Г.)

В самом общем смысле база данных – это один или несколько файлов, содержащие связанную (по смыслу) между собой информацию. Допустим, в одном файле хранятся все данные о поступивших в ВУЗ студентах (ФИО, № группы, Дата рождения и т.д.), в другом – результаты их успеваемости, в третьем – данные о каждой группе (кол-во студентов, староста, куратор и т.д.). Но что делать, если какие-то данные должны использовать несколько приложений или людей, и при этом нельзя допустить чтобы одни и те же данные корректировали одновременно? Когда возникают такие проблемы, то для разрешения их можно воспользоваться системой управления базами данных (СУБД).

Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например: ввод и оценка результатов сессии, расчет стипендии, составление экзаменационных ведомостей и т.п.).

Access – это реляционная СУБД. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись содержит информацию, относящуюся только к одному объекту. В таких базах данные не дублируются, а связываются по определенным полям. Например, при указании куратора группы нецелесообразно упоминать все данные о кафедре, где он работает, – эти данные хранятся в отдельной таблице. Достаточно связать эти таблицы по имени кафедры. В реляционной базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице, а затем между таблицами устанавливаются связи, что позволяет совместно работать с данными из нескольких таблиц.