Информационные и компьютерные технологии (Бикеева Н.Г.)

1. Запустите программу Access.
2. В появившемся диалоговом окне, установите флажок напротив опции новая база данных и подтвердите операцию.
3. В следующем диалоговом окне вы должны выбрать папку для базы данных и задать ее имя (Факультет).

На экране появится окно с шестью вкладками, это и есть ваша база данных (она пока пустая).

	Рис. 3. Инструкция для открытия и макет таблицы в режиме Конструктора

 4.

4. Перейдите на вкладку Таблицы.

5. Щелкнете мышью по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора

Основываясь на спроектированных нами таблицах (табл. 3 ‑ 7), будем создавать поля со свойствами, описанными в этих таблицах. Начнем с таблицы Учетная карта.

6. В столбец Имя поля занесите имена столбцов будущей таблицы (рис.4). Напомним, что при этом нельзя использовать некоторые символы, в том числе пробелы, точки и запятые. В столбце Тип данных выберите (используя кнопку вызова списка ) тип данных. А то, что заносится в столбец Описание затем появляется, в виде комментариев, в строке состояния.

 7. Названия полей даны латинскими буквами. Чтобы из-за этого не возникало неудобств при работе с таблицей, каждому полю задайте подпись на русском языке. Для этого надо перейти на вкладку Свойства поля и задать в строке Подпись сокращенное название поля на русском языке.

Свойство Подпись – это строковое выражение длиной до 2048 символов. Оно определяет тот текст, который будет выводиться в заголовке столбца в режиме таблицы. По умолчанию в качестве заголовка выводится имя поля. В подписи можно использовать любые символы, в том числе пробелы и точки.

  

Рис. 4. Название и типы полей таблицы Учетная карта.

Показан разворачивающийся список типов полей по кнопке вызова

 

8.  Здесь же, в строке Размер поля, на основе табл. 3 задать размер для числовых и текстовых полей.

9. После ввода полей и типов данных желательно задать ключевое поле. Для этого необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по полю ФИО и, в появившемся меню, выполнить команду Ключевое поле.

10.После ввода всех полей, их типов, размеров и названий закройте окно Конструктора и, при запросе о сохранении, задайте имя Учетная карта.

11. Аналогично создайте еще четыре таблицы, структура которых показана на рис. 5. Длину полей, подписи к ним и другие свойства полей выбирайте в согласии с таблицами 4 – 7. Имена полей, их типы и назначения показаны на рисунке 5.

12.Закройте таблицы с сохранением, дав им соответствующие имена.

13. Сохраните данную базу данных на диске или дискете для последующей работы. Для этого необходимо закрыть ACCESS и скопировать файл базы одним из средств Windows.

 Изменение типа полей и реорганизация таблиц 

В режиме конструктора все изменения, касающиеся структуры объектов, необходимо сохранять. Изменения, касающиеся структуры таблиц, желательно выполнять на этапе проектирования, еще до ввода данных, когда еще не созданы формы и запросы. В противном случае изменение типов полей может повлечь за собой потерю данных, о чем Access предупреждает при попытке сохранить изменения.

  

Рис. 5. База данных Факультет и структура ее четырех таблиц 

• Чтобы изменить имя поля таблицы, нужно дважды щелкнуть на текущем имени поля и ввести новое имя.
• Чтобы изменить тип поля данных для уже существующего поля, надо щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка в столбце Тип Данных и выбрать новый тип данных.
• Для добавления или удаления полей можно воспользоваться контекстным меню, установив курсор на требуемой строке в списке полей, и выбрать соответствующую команду.
• При копировании полей копируется только их структура, а не сами значения. Для этой процедуры можно использовать средства Windows для работы с буфером обмена.
•  Для удаления поля так же используются традиционные средства Windows (буфер обмена или клавиша <Dеlete> на выделенном поле).

Обратим внимание на одну особенность всех баз данных. Таблица баз данных не является самостоятельным документом. Сама база – это документ. Ей соответствует файл на диске, можно сделать его копию. Структура таблиц  входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами и другими объектами. При изменении структуры таблицы СУБД всегда выдает запрос на сохранение изменений.

Но содержание таблиц – это совсем другое дело. Его нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск.

Экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, имеют необратимый характер. Нельзя что-то изменить, удалить, а потом отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту.

 Ввод и редактирование данных в таблице 

Когда структура таблицы создана и откорректирована, можно приступать ко вводу данных. Начнем заполнение с таблицы Учетная карта. Чтобы добавить в таблицу первую запись, надо выполнить следующие действия.

1. Двойным щелчком (или с помощью кнопки Открыть) откройте таблицу – она будет представлена в режиме таблицы, а указатель будет помещен в первое поле первой записи.
2. Щелкнуть в первом поле пустой записи и вести значение  для данного поля. Как только в текущую строку будут вводиться данные, в таблице появится новая пустая запись. (Если первым в таблице стоит поле с типом Счетчик, то оно заполняется автоматически). Для перехода в новое поле можно пользоваться клавишами <Tab>, (<Enter> или <®>).
3. Процедуру ввода повторять до тех пор, пока не будут введены данные для всех полей таблицы. Когда введено последнее поле и нажата клавиша <Tab>, (<Enter> или <®>), точка вставки переместится в первое поле новой записи.

Если понадобится внести изменения в заполненную таблицу: отредактировать данные в полях, удалить или добавить записи, то можно пользоваться всеми приемами редактирования Windows: вставка и замена символов в указанном месте поля, работа с буфером обмена и командами горизонтального и контекстного меню. Приемом протягивание можно выделять группу записей или несколько столбцов (для копирования или удаления), можно выделять часть таблицы и переносить выделенные фрагменты через буфер обмена в рабочие листы Microsoft Excel или таблицы Microsoft Word.

Данные для ввода в таблицу приведены на рис. 6. Для того, чтобы уменьшить или увеличить ширину столбца, можно использовать стандартный прием Windows – перемещение: установить курсор на границе столбца, зафиксированной левой кнопкой мыши переместить ее в требуемую сторону.