Информационные и компьютерные технологии (Бикеева Н.Г.)

Таблицы хранят данные. При работе с БД возникает необходимость работать сразу с несколькими таблицами, анализировать, выбирать и сортировать в них данные. Для этого в Access имеется гибкое и удобное средство – запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая необходима в данный момент. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Результат работы запроса – это группа записей, которые удовлетворяют заданному критерию запроса. Совокупности этих записей называются динамическим набором записей и отображаются в виде таблицы. Это временная таблица, которая не является объектом базы данных и хранится только в памяти компьютера. Если с момента последнего запуска запроса данные в исходной таблице были изменены, при выполнении запроса динамический набор данных будет включать уже обновленные данные. Таким образом, запрос – это временная таблица: данные в них не хранятся постоянно, а только временно вызываются из таблиц, по заранее заданному шаблону, в момент активизации запроса. Как результат, в базе данных постоянно хранятся только шаблоны вызова данных (временные таблицы удаляются после закрытия запроса), а сама информация не дублируется.

Спектр возможностей, которыми обладает Access для обработки данных при помощи запросов, определяется разными типами запросов. Рассмотрим некоторые из них.

Запрос на выборку – тип запроса, принятый по умолчанию. Осуществляет выборку данных, соответствующих указанным условиям отбора, из одной или нескольких таблиц.

Запрос с параметром – это «интерактивный» тип запроса, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести один или ряд параметров, например, условие отбора записей по определенному полю.

Запрос на изменение позволяют, например, удалить сразу несколько записей, удовлетворяющих определенному условию, создать новую таблицу по результатам запроса или скопировать данные из одной таблицы в другую.

Перекрестный запрос используется для расчетов и представления данных в структуре, облегчающий их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений и друге статистические данные по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой – заголовки строк.

При создании запросов используется специальный язык программирования SQL (Structured Query Language). Это формальный стандартизованный язык высокого уровня, содержащий средства непроцедурной обработки (не требующей программирования) спецификации запросов. Однако пользователи Access могут не изучать этот язык. Вместо него в Access есть простое средство – бланк запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами. Делать это удобнее и понятнее с помощью Конструктора запросов, т.е. вручную, хотя для опытных пользователей можно воспользоваться помощью Мастера запросов.