Лабораторная работа № 8. Основы работы в СУБД Microsoft Access. Создание и использование форм и отчетов
2. «СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ»
2.5. ЗАДАНИЕ 20. Создание поля со списком в форме Группы
- Создайте автоформу в столбец для таблицы Группы. Откройте форму в режиме Конструктора.
- Выделите поле Куратор и удалите его, используя клавишу <Delete>.
- Из панели элементов щелчком мыши выберете значок
(Поле со списком). - Подведите курсор мыши к предполагаемому месту вставки нового поля (учтите, что слева от него автоматически вставится заголовок). Нажмите левую клавишу мыши, и удерживая ее, растяните объект как рисунок (после того, как вы отпустите ее, у вас появится первое окно диалога).
- Ознакомьтесь с ним и установите флажок напротив первой опции Таблица или запрос…. Нажав клавишу Далее, перейдите к следующему диалоговому окну. В нем выберите таблицу Преподаватели, откуда будут выбираться фамилии кураторов.
- В следующем диалоговом окне выберите поле ФИО, благодаря которому можно будет осуществлять выборку.
- Со следующим диалоговым окном просто ознакомьтесь.
- В следующем выберите опцию Сохранить в поле и, используя кнопку вызова списка, выберите из него поле Instructor.
- В последнем окне задайте подпись созданного поля Куратор.
- Закройте форму с сохранением. Откройте ее и произведите ввод новой записи для групп А-3 и Б-3, выбрав кураторов из списка преподавателей.
- Создайте аналогичное поле со списком для поля Староста, взяв для него два поля ФИО и Ngr из таблицы Учетная карта.
Создание отчетов базы данных
Отчет в Access создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой работают на экране, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.
Способы формирования отчета аналогичны способам построения форм: они могут быть созданы с помощью
- автоотчета,
- Мастера,
- конструктора,
- запросов.
Использование функций автоотчета
Автоотчет – самый простой инструментарий, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами. Все, что он позволяет сделать – это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета, а также выбрать макет будущего автоотчета («в столбец» или «ленточный»). Возможность выбора полей не предусмотрена: в автоотчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса.