УСД. Классификация документов управления и их анализ

Лабораторная работа 1

Классификация документов управления и их анализ

Цель занятия — изучение применяемых в аппарате управления документов и приобретение навыков их классификации и анализа.

В результате выполнения лабораторного задания студенты должны:

 знать основополагающую терминологию в области унификации документов;

• иметь представление о принципах классификации документов по содержательным и формальным признакам;

• овладеть навыками проведения анализа документов.

Теоретическая часть

Унифицированная форма документа, УФД (ПР 50.1.019-2000): Созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Общероссийская унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской унифицированной системы документации и обязательная для применения на всей территории Российской Федерации в определенном виде экономической деятельности.

Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

Унифицированная форма документа организации: Унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации организации и обязательная для применения только в данной организации (предприятии) или их группах, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности.

Структура унифицированного документа (ГОСТ 6.10.5-87):

  • зона формуляра-образца;
  • поле подшивки.

Зона формуляра-образца (п.2.5.1):

  • заголовочная часть;
  • содержательная часть;
  • оформляющая часть.

Заголовочная часть (2.5.3)

  • зона1 – для размещения реквизитов зоголовочной части;
  • зона2 – для размещения кодовых обозначений реквизитов зоголовочной части.

Реквизиты заголовочной части:

1)     наименование формы;

2)     код формы;

3)     наименование организации – составителя документа;

4)     код организации – составителя документа.

Реквизиты оформляющей части:

1)     подпись;

2)     дата.

Машинограмма (ГОСТ 6.10.4-84):

Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма. (1.5)

Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты (2.1):

  • наименование организации-создателя документа;
  • местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;
  • наименование документа;
  • дату изготовления документа;
  • код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ

Первичный документ – документ, составляемый в момент совершения хозяйственных операций и являющийся первым свидетельством их совершения. Первичные документы подразделяются на:

-         внешние, подготовленные за пределами организации: счета поставщиков и др.;

-         внутренние, подготовленные в самой организации: акты, требования и др.

 

При классификации документов по группам необходимо учитывать, что для первичных документов используются форматы бумаги A3, А4, А5, А6 с размещением реквизитов параллельно как длинной, так и короткой сторонам листа. При изготовлении общероссийских унифицированных форм документов и отраслевых (ведомственных) у инфицированных форм применяется типографский способ печати с соответствующими шагом письма, межстрочным интервалом и размером шрифтов. Машинограммы изготовляются с теми же характеристиками, что и первичные документы. При этом в машинограмму, обладающую юридической силой, кроме обязательных реквизитов, установленных ГОСТ 6.10.4—84, вносятся дополнительные реквизиты: код лица, ответственного за правильность изготовления документ а, или штамп подразделения, его изготовившего, и дата изготовления (выдачи) документа. Нормативно-справочные документы носят вспомогательный характер и используются при создании и ведении информационной базы автоматизированной системы (АС). Документы этой группы также входят в унифицированные системы документации и относятся, как правило, к категории документов предприятий. В большинстве своем они носят наименования: "Справочник", "Изменения к справочнику", "Нормы", "Нормативы" и т.д.

Формы документов, соответствующие определенной функции управления, объединяются в составе УСД. В коллекции находятся документы, относящиеся к унифицированным системам документации: расчетно-денежной, отчетно-статистической, первичной и отчетной бухгалтерской, первичного учета, по материально-техническому снабжению, торговле, внешней торговле и другим системам. Отнесение документа к УСД и определение его назначения внутри системы (определение подсистемы) на основе анализа содержания производится с помощью Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД).

При определении, к какому уровню управления (категории) относится документ, следует учитывать, что общероссийские формы документов утверждаются федеральными министерствами (ведомствами) и входят в ОКУД. Специализированные общероссийские унифицированные формы документов имеют двойное утверждение или указание, для каких организаций предназначена данная форма. Отраслевые (ведомственные) формы документов утверждаются также министерствам и (ведомствами) и имеют код по отраслевому классификатору управленческой документации. Унифицированные формы документов предприятий утверждаются руководством предприятий.

Машинограммы, предназначенные для последующей обработки средствами вычислительной техники, создаются в машиноориентированнои форме. Машинограммы второго типа ориентированы на восприятие только человеком, поэтому в них отсутствуют зоны перфорации, а коды заменяются соответствующими текстовыми наименованиями.

 

Задание для самостоятельной работы

1. Изучить ГОСТ 6.10.4-84, ГОСТ 6.10.5-87 и ПР 50.1.019-2000. Записать термины.

2. Проанализировать представленные документы и определить по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 к какому классу и подклассу они относятся.

Контрольные вопросы

1. Чем отличаются выходные документы (машинограммы) от первичных документов?

2. Что такое зона перфорации?

3. Что представляет собой структура унифицированного документа?

4. Какие существуют категории унифицированных документов?

5. В чем заключается специфика нормативно-справочной документации?

6. Каковы признаки машиноориентации документов?

Источники и литература.

1. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения. – М. : Издательство стандартов, 1984. – 5 с.

2. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М. : Издательство стандартов, 1987. – 14 с.

3. ПР 50.1.19-2000. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. – М. : Издательство стандартов, 2000. – 19 с.

4. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ /Под ред. Ткаченко В.В. – М., Издательство стандартов, 1979. – 176 с.

5. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / Секретарское дело, 2001, №4. – С.28–32.

6. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М., Экономика, 1982. – 168 с.

 

Последнее изменение: Wednesday, 20 January 2016, 21:26