Лабораторная работа 2

Содержательная унификация документов

Цель занятия:  изучение методики унификации документов, используемых в управлении, и приобретение студентами навыков унификации содержания документов.

В результате выполнения задания студенты должны:

• знать основные этапы и содержание работ по сбору форм до­кументов, исходных данных о формах, их анализу и обобщению;

• уметь проводить содержательную унификацию документов;

• приобрести навыки практической деятельности по унификации документов управления.

Теоретическая часть

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.

Унификация в широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так ив условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов направлена на (задачи унификации документов):

• повышение эффективности управленческого труда;
• создание единой системы унифицированной документации, охватывающей систему управления в целом;
• обеспечение сопряжения систем документации и отдельных форм документов;
• сокращение числа форм документов;
• сокращение количества реквизитов, имеющихся в конкретных формах документов.

Проведение унификации документов опирается на реализацию следующих принципов:

унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;

единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа, выработки терминологии и условных сокращений;

комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам, юридической силы;

группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;

обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;

экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;

сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В соответствии с «ПР 50.1.019-2000. Правила по стандартизации. Основные положения ЕСКК ТЭСИ и УСД в РФ» унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

общероссийские;

отраслевые (ведомственные);

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия — утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия — тиражирование бланков форм документов;

6-я стадия — ведение общероссийской унифицированной формы документов.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

 

Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров (состав реквизитов, форматы и тип носителя (бумага, магнитный диск, оптический диск и т.д.), правила расположения информации по полю документа и т.д.), каждый из которых может быть принят за объект унификации.

Несмотря на огромное число разнотипных документов со множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание. Исходя из этого, можно выделить два направления унификации документации – содержательную и формальную.

Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных систем документации. Она проводится в процессе совершенствования систем управления и автоматизации отдельных процессов управления. В процессе такой унификации устанавливаются:

• основные положения унифицированной системы документов;
• требования к составу и содержанию УСД;
• задачи, сферы и уровни ее применения в управлении;
• порядок заполнения форм;
• стандартизованная терминология.

В содержательной унификации выделяются следующие направления работ:

-         установление ограничительных номенклатур действующих форм документов;

-         создание типовых унифицированных форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

-         унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей;

-         стандартизация терминологии.

В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.

В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.

Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по определенной функции управления. Трафаретом является форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

 

В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и размещения информации на носителе. В результате формальной унификации устанавливаются:

• типовые структуры реквизитов;
• описания групп взаимосвязанных реквизитов;
• типовые зоны для однородных реквизитов;
• требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче их по каналам связи (протокол обмена по каналам связи);
• единые методы контроля достоверности информации;
• порядок придания документам юридической силы.

Основные направления работ при формальной унификации следующие:

-         унификация структур документов;

-         разработка общих правил построения унифицированных документов и коммуникативных форматов;

-         унификация типов носителей и форматов документов;

-         унификация методов контроля информации.

 

Работа по унификации систем документации, как правило, начинается с обследования документооборота исследуемой организации, отрасли. На каждый комплект документации, реализующий определенную управленческую функцию, составляется матрица. Матрица представляет собой таблицу. В заголовки столбцов записываются наименования документов, а в заголовки строк – все реквизиты всех документов. На пересечении строк и столбцов отмечается наличие данного реквизита в конкретном документе. Анализ матрицы позволяет сделать вывод о дублировании показателей в документах, сформулировать предложения по составлению оптимальных форм документов.

Если при обследовании выявлены формы документов, не входящие в ОКУД, отраслевые классификаторы или табели документов предприятий, то на эти формы составляется карточка документа. В заголовочную часть карточки документа заносятся:

• наименование документа,
• название организации-автора документа,
• название организации-адресата,
• предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия),
• предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия).

Основная часть карточки документа представляет собой таблицу, куда заносятся координаты всех реквизитов по конструкционной сетке (ГОСТ 6.10.5-87), причем указывается как начальная, так и конечная координаты. Например, 04.22–04.50 означает, что реквизит размещается на 4-строке с 22 по 50 позиции.

Задание для самостоятельной работы

1. Изучить теоретическую часть настоящего практического занятия. Законспектировать в рабочей тетради сущность содержательной унификации.

2. Изучить приведенный комплект документов на заключение договора на НИОКР.

3. Заполнить матрицу для комплекта документов по заключению договора на НИОКР по приведенному образцу. Проанализировать матрицу, выявить недостатки комплекта документов: имеет ли место дублирование реквизитов, терминологическая путаница и т.п. Записать предложения по унификации комплекта документов.

Реквизиты	Договор	Соглашение	Дополнит. соглашение	ТЗ	Смета затрат	Прочие расходы	Календ. план
Заказчик
Исполнитель
Юридический адрес

 

4. Заполнить карточку документа для сметы затрат. В данной работе допускается координаты реквизитов записывать по координатной сетке Excel.

1) Наименование документа:

2) Название организации-автора документа:

3) Название организации-адресата:

4) Предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД:

5) Предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД:

Наименование реквизита	Координаты реквизита
	Постоянная часть	Переменная часть
Исполнитель	D2-R2, D3-S3, E6-N6	E5-S5, C7-AE7
Заказчик
Наименование документа
Заголовок таблицы
Порядковые номера

 

Источники и литература.

1. ПР 50.1.19-2000. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. – М. : Издательство стандартов, 2000. – 19 с.

2. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ /Под ред. Ткаченко В.В. – М., Издательство стандартов, 1979. – 176 с.

3. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / Секретарское дело, 2001, №4. – С.28–32.

4. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М., Экономика, 1982. – 168 с.