Лабораторная работа 3.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Цель занятия – изучение методики создания формуляра-образца для проектирования унифицированных форм документов и получение практических навыков разработки унифицированных форм документов.

В результате выполнения лабораторного задания студенты должны:

• знать требования нормативных и организационно-методических документов к построению формуляра-образца и унифицированных форм документов;

• уметь проектировать на основе результатов обследования документооборота и задач управления формуляры-образцы унифицированных форм документов;

• приобрести навыки разработки унифицированных форм документов на основе формуляра-образца.

Теоретическая часть

Для успешного выполнения всего комплекса работ при создании унифицированных систем документации (УСД) выполняются следующие стадии их разработки:

1 - стадия – организация разработки УСД, обследование документооборота по данной УСД, составление технического задания. Работа начинается с того, что министерство назначает из состава своих подчиненных организаций головную организацию, ответственную за все стадии создания УСД. Головная организация с помощью организаций-соисполнителей проводит обследование документооборота по данной УСД. Определяется перечень функций управления, для решения которых необходимо унифицировать формы документов.

На каждый комплект документации, реализующий определенную управленческую функцию, составляется матрица. Матрица представляет собой таблицу. В заголовки столбцов записываются наименования документов, а в заголовки строк – все реквизиты всех документов. На пересечении строк и столбцов отмечается наличие данного реквизита в конкретном документе. Анализ матрицы позволяет сделать вывод о дублировании показателей в документах, сформулировать предложения по составлению оптимальных форм документов.

Если при обследовании выявлены формы документов, не входящие в ОКУД, отраслевые классификаторы или табели документов предприятий, то на эти формы составляется карточка документа. В заголовочную часть карточки документа заносятся:

• наименование документа,
• название организации-автора документа,
• название организации-адресата,
• предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия),
• предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия).

Основная часть карточки документа представляет собой таблицу, куда заносятся координаты всех реквизитов по конструкционной сетке (ГОСТ 6.10.5-87), причем указывается как начальная, так и конечная координаты.

По результатам обследования головная организация разрабатывает техническое задание на разработку УСД. Техническое задание должно быть согласовано с Росстандартом и утверждено министерством (ведомством).

 

2 - стадия – разработка проектов УСД, формуляров-образцов, форм документов. При создании унифицированных систем документации должны быть разработаны:

• унифицированные формы документов (УФД), которые после утверждения включаются в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• нормативные и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования, утверждения, внедрения и ведения УСД.

Собранный на 1-й стадии массив карточек документов, форм документов с инструкциями по их заполнению анализируется и обобщается. Проверяется соответствие реквизитов позициям ОКУД и других классификаторов. На основе анализа проводится унификация терминологии, создается обновленный массив реквизитов, содержащий только унифицированные показатели. В новый массив реквизитов включаются также реквизиты унифицированных форм. Причем реквизиты заносятся в следующей последовательности: общие для всех документов системы, общие для отдельных видов документов, оставшиеся реквизиты. Кроме того, составляется таблица форматов всех форм документов, применяемых в системе. В результате анализа реквизитов и форматов документов намечаются возможные пути разработки формуляра-образца.

При построении формуляра-образца необходимо определить совокупность реквизитов, которые будут включены соответственно в следующие части унифицированных форм документов – заголовочную, содержательную, оформляющую. Реквизиты, помещаемые в заголовочной части, должны давать полное представление о виде документа. Реквизиты оформляющей части документа содержат даты составления, утверждения, согласования документа, а также визы, наименования должностей лиц, подписавших документ, личные подписи, их расшифровку. Они обеспечивают юридическую силу документа.

Затем реквизиты переносятся на поле конструкционной сетки, намеченное для формуляра-образца. Для сокращения количества возможных вариантов размещения реквизитов необходимо учитывать следующие требования:

• размещать реквизиты по убывающей частоте их применения в отдельных документах системы;
• размещать реквизиты на тех участках формата, на которых нанесены подобные или близкие по значению реквизиты в других, уже принятых формулярах-образцах;
• размещать на одной и той же площади те реквизиты, которые одновременно не могут применяться в одном и том же документе;
• размещать реквизит на формуляре-образце недалеко от места его расположения в традиционных документах и т. д.

На основе полученных формуляров-образцов разрабатываются формы унифицированных документов.

Сформулируем полный объем требований, которые необходимо учитывать при разработке унифицированных форм документов, позволяющих обрабатывать информацию как традиционными, так и автоматизированными методами:

1) каждый документ должен содержать минимальное, но достаточное количество информации для полного отражения события, которое он описывает;

2) расположение показателей в документах должно быть подчинено логической последовательности и обеспечивать удобство их заполнения и использования;

3) формы документов должны быть построены с использованием минимально возможных форматов бумаги, предусмотренных соответствующим стандартом, размеры строк и граф должны обеспечивать четкость и ясность всех записей;

4) формы документов и порядок их составления должны предусматривать максимальные возможности для применения средств автоматизации инженерного и управленческого труда, а также удобство использования их человеком;

5) реквизиты в документах должны быть, как правило, закодированы в соответствии с общероссийскими классификаторами ТЭСИ, при их отсутствии – кодами локальных классификаторов, зарегистрированных в установленном порядке.

Задание для самостоятельной работы

1. По ГОСТ 6.10.5–87 и теоретической части настоящего практического занятия изучить требования к построению формуляра-образца и унифицированных форм документов.

2. Разработать на конструкционной сетке формуляр-образец для проектирования документов по проведению научно-исследовательских и опытно- конструкторских работ (НИОКР), для чего:

2.1. Составить подробный перечень общих реквизитов для 3-х документов: «Смета затрат на проведение НИОКР», «Расшифровка статьи затрат «Прочие расходы»» и «Календарный план выполнения НИОКР».

Примечания к п.2.1.

1) Во всех документах подразумевается наличие Содержательной части как общего реквизита.

2) Реквизиты в перечень заносятся в следующей последовательности: реквизиты исполнителя, реквизиты заказчика, реквизиты заголовочной части и последний реквизит – Содержательная часть документа.

3) Изображение печати представляет собой круг диаметром около 40 мм. Место для печати должно учитывать этот размер.

4) Перечень должен быть пронумерован.

Таким образом, в результате этой работы должен получиться Перечень реквизитов в виде:

1. Гриф утверждения исполнителя (слово «УТВЕРЖДАЮ»).
2. Слово «ИСПОЛНИТЕЛЬ:»
3. Название предприятия–исполнителя.
4. Название должности руководителя предприятия–исполнителя.
5. Место для подписи руководителя предприятия–исполнителя.
6. Инициалы и фамилия руководителя предприятия–исполнителя.
7. Место для даты подписи исполнителя.
8. Место для печати исполнителя.
9. ………

……………

20. Номер проекта – постоянная часть (слово «Проект №»).

21. Номер проекта – переменная часть.

22. Содержательная часть.

 

2.2. Разместить реквизиты на конструкционной сетке с учетом требований стандарта и теоретической части настоящего практического занятия. Зоны каждого реквизита обвести на конструкционной сетке карандашом. Внутри зон постоянных реквизитов записывается сам реквизит, внутри зоны переменного реквизита либо пишется (если умещается) наименование переменного реквизита, например, «Название темы», либо – ее номер, например, «Зона 3».

На левом (белом, без сетки) поле полученного формуляра-образца отметить зоны заголовочной, содержательной и оформляющей частей документа. Обратить внимание на то, что в документах имеющих только утверждающие подписи оформляющая часть оказывается выше заголовочной.

 

3. Спроектировать на основе формуляра-образца унифицированную форму документа: Календарный план выполнения НИОКР.

4. Составить инструкцию по заполнению разработанной унифицированной формы документа. Обычно в инструкциях разъясняются только те реквизиты, при заполнении которых могут возникать определенные сложности, либо есть опасность, что в реквизит впишут недостаточный объем информации.

При составлении инструкции к календарному плану следует иметь в виду, что этот документ не единичный, а входит в состав целого комплекса документов, где главным является договор. Следовательно, содержание реквизитов «Название темы», «Наименование работ по основным этапам» должны полностью соответствовать соответствующим реквизитам договора, соглашения, допсоглашения и т.д. В графе «Сроки выполнения» указываются как начало работы, так ее окончание. В графе «Формы и вид отчетности» должен быть приведен исчерпывающий перечень отчетных документов.

 

Контрольные вопросы

1. Что такое конструкционная сетка?

2. Что такое формуляр-образец и для чего он служит?

3. Из каких частей состоит формуляр-образец?

4. Какие требования предъявляются к проектируемому формуляру- образцу?

5. В чем заключается содержание инструкций по заполнению унифицированных форм документов?

 

Источники и литература.

1. ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

2. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ /Под ред. Ткаченко В.В. – М., Издательство стандартов, 1979. – 176 с.

3. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / Секретарское дело, 2001, №4. – С.28–32.

4. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М., Экономика, 1982. – 168 с.